Ved den sidste udsendelse til Sønderskovhjemmets venner, bekendte og forretningsforbindelser viste det sig, at listen over modtagere ikke var helt opdateret.
SH-Grafik har derfor udviklet en lille database, som gør det nemt at vedligeholde listen over hjemmets kontakter og som samtidig tillader, at udskrive både breve og etiketter automatisk. Listen vedligeholdes af en administrator, som med mellemrum vil udsende opdateringer til brugere af databasen på Sønderskovhjemmet.
Nedenfor beskrives programmet i detaljer, både den del, der er relevant for den almindelige bruger og den del, som omfatter opsætning af programmet.
Programmet er gratis og den danske version kan hentes på Sønderskovhjemmets hjemmeside. Den senest opdaterede database SDU_SSH kan hentes samme sted som en selvekstraherende zip fil. Efter download af databasefilen SDU_SSH. klikker du bare to gange på filnavnet, så installerer den sig selv det rigtige sted på din harddisk.
Den almindelige bruger kan ikke ændre data gemt i databasen. Hverken personoplysninger eller opsætning er tilgængelige for redigering for den almindelige bruger. Det er derfor nødvendigt at kontakte databasens administrator, hvis man opdager fejl eller vil have oprettet eller slettet en person i databasen.
Det kan stærkt anbefales at have programmet åbent, mens nedenstående forklaring læses, så man kan prøve de forskellige funktioner undervejs. Læg mærke til farvekodningen af de forskellige dele af formene, som forhåbentlig hjælper med at finde og vise de oplysninger man ønsker.
Når der klikkes to gange på ikonen starter programmet. Under starten bliver brugeren spurgt om han/hun vil anvende den kopi af databasen, der ligger på den lokale computer - eller kopien der ligger på Sønderskovhjemmets hjemmeside. Har man internetforbindelse, er det bedst, at anvende den sidst omtalte database, idet det altid vil være den senest opdaterede. Kun i tilfælde hvor der ikke er forbindelse til internettet, bør den lokale kopi anvendes.
Når programmet åbnes, hentes persondata automatisk ind fra den valgte kilde med én side (Record) for hver person.
Der kan søges efter enkelte personer eller persongrupper. Søgefunktionen fungerer på den måde, at der foretages en ny søgning hver gang, der indtastes ét nyt bogstav i søgefeltet. Denne metode er hurtig, men ikke altid helt logisk.
Lad os for eksempel antage at der findes to personer i databasen med navnene: Eva Hansen og Eva Marie Hansen, og at du vil finde Eva Hansen.
Et eksempel:
Du taster først Eva hvorefter begge personer dukker op på hitlisten. Du fortsætter dernæst med at taste til der står Eva Han i feltet - og finder Eva Hansen, men ikke Eva Marie Hansen - fordi de 7 karakterer du har indtastet: Eva Han (et mellemrum er også en karakter) ikke findes i navnet Eva Marie Hansen
Der kan søges enten blandt oplysningerne på personsiderne (Records) eller i bemærkningerne på hver side. Også bemærkninger er låst for redigering, hvis man ikke har administrator rettigheder. Frem og Tilbage knapperne bladrer frem og tilbage i hitlisten.
Et klik på Vis Hit Liste... viser en liste med de hits, der er fundet. Klikkes to gange på en linie i hitlisten hentes personsiden for den pågældende. Er ID-nummeret forsynet med et kryds betyder det, at denne record indeholder Private Noter. Er Antallet af hits lig med nul vises ingen liste.
Ønsker man en speciel liste, der for eksempel viser alle brændekunder, alle personer der skal have årsberetningen, have en julehilsen etc. klikkes på Sammensæt Liste... Der vises nu en ny form, der indeholder de felter i databasen, der indeholder oplysninger på mindst én af personsiderne.
Ved at sætte flueben i de felter man ønsker at medtage i den samlede liste, kan man sammensætte en personlister efter sit aktuelle behov. Felterne nummereres efterhånden som man sætter fluebenene, således at det første felt får nummer 1, det næste nummer 2 osv. Dermed bestemmer man i hvilken kolonne i den færdige personliste oplysningen kommer til at stå.
Skal man anvende listen igen, klikker man Gem Valg knappen som gemmer placeringen af fluebenene til næste gang. For at en record medtages i listen skal mindst ét af nøgleordene i recorden være markeret - og mindst ét af nøgleordene på siden, der sammensætter listen være checket.
Når man er tilfreds, klikker man Vis Liste. Vil man starte forfra klikkes Gendan, der rydder alle flueben. Du kan gemme den valgte liste ved at klikke på Gem Liste. Der vil så være flueben i de samme felter som da du sidst anvendte formen til at sammensætte en liste. Skal listen anvendes til brevfletning, kan listen eksporteres til regnearket Excel, der kan levere oplysningerne til fletning af breve i Word. Du finder denne mulighed Eksporter Personlisten i Excelformat... under Filer menuen på selve listen.
Den eneste del af databasen, der ikke er låst, er Mine Private Noter, hvor man kan skrive hvad man vil. Formen åbnes og lukkes med at klikke på knappen Mine Private Noter. Teksten her kan i begrænset omfang formateres med farver samt fed/kursiv/understreg samt skriftstørrelse - og der kan indsættes billeder (copy/paste). Disse noter gemmes altid på din egen PC og kun du - og andre brugere af din PC - kan se dem.
For records med oplysninger på notesiden skifter farven på Mine Private Noter til rød og recorden er markeret med et kryds i de forskellige lister.
Du kan gemme en backup af dine private noter ved at klikke på Filer menuen, punktet Gem Backup af Mine Private Noter...
Er du i tvivl om noget så forsøg dig frem. Databasen er som nævnt låst, så der kan ikke laves ulykker, hvis man klikker "forkert".
Databaseprogrammet "Small Database Utility" (SDU) er fuldt konfigurerbar. Alle forme der vedrører opsætning er på engelsk. De forskellige dele af opsætningen gennemgås en ad gangen herunder.
Som ved instruktionen ovenfor for almindelige brugere er det en god ide, at have programmet kørende mens beskrivelsen nedenfor læses. Start med at lave en backup af datasættet inden du begynder at lave eksperimenter.
For at få adgang til at redigere databasen skal man være oprettet som administrator. Programmet har én administrator med tilførende password oprettet, når det installeres:
bruger = Small Database Utility, password = sdu.
Når et korrekt password er indtastet under Værktøj menuen, frigives kontrol med faciliteter for redigering af records og kommentarer samt af programkonfiguration. Det indikeres ved at meddelelsen: DATABASEN ER LÅST nederst på hovedvinduet forsvinder.
Det er nu muligt af redigere de enkelte records, oprette nye samt at slette records. Husk at alle records skal have mindst ét nøgleord defineret for at vises i personlisten. Ændringer til de enkelte records gemmes automatisk, når der navigeres til en ny record. For at gemme den sidst redigerede record klikkes på Save.
Bemærk at det ikke er muligt at oprette mere end én ny record ad gangen.
Først når der er indtastet data i den nye record kan kan der oprettet endnu en.
Efter redigering af databasen er det en god ide at uploade den rettede datebase til Sønderskovhjemmets hjemmeside ved at klikke på Upload Compressed File to Website (FTP) på Filer menuen. Efter databasen er uploaded, vil den være tilgængelig for samtlige brugere af persondatabasen.
Konfigurationsformen indeholder en logfil, der viser hvem der har redigeret og for nogle operationers vedkommende hvad personen har foretaget sig. Med dato og tidspunkt for operationen.
Det er muligt at ændre titlerne på samtlige felter og nøgleord samt at tilpasse welkomst tekst og billede så programmet fremtræder forskelligt for forskellige brugere. Der er 10 forskellige billeder til rådighed.
Denne form rummer fire knapper til at oprette nye brugere med administratorrettigheder, til at indsætte FTP parametre for upload, til validering/indsætning af record ID's, til import af records fra en tekstfil samt en funktion, der analyserer records for dubletter.
For den sidste funktion vises resultatet af analysen som en liste med recordnumre på de to mulige dubletter. Venstre-klikkes på en linie hentes den ene record mens et højre-klik henter den anden record. Det er således nemt at foretage en sammenligning af indholdet af de to records.
Der er to muligheder for at foretage backup af databasen. Den ene opretter automatisk en underfolder under backup folderen på brugerens PC hvortil samtlige records kopieres. Denne backup er beregnet til at forblive på brugerens PC. Backups af brugerens noter er også placeret i denne folder.
Skal records flyttes fra en PC til en anden anvendes en tekstfil, som indeholder samtlige records i en enkelt tekst fil. Denne backup indeholder ikke de private noter.
Der er ligeledes to muligheder for at installere gemte backups på en bruger PC. Den ene kopierer records fra en tidligere backup folder på brugerens PC. Disse filer erstatter de eksisterende record filer på brugerens PC. Denne backup indeholder kun records.
Ønskes en tidligere backup af de private noter, er proceduren den samme. Backup af Noter er gemt sammen med records backup i backupfolderen. Ved installationen hentes disse filer fra backup folderen. De eksisterende notefiler overskrives ved denne operation.
Ønskes brugerens database opdateret med et helt nyt sæt records anvendes en record fil, der indeholder samtlige nye records. Eksisterende records på brugerens PC overskrives. Private noter berøres ikke ved denne operation.
Programmet opretter automatisk følgende under-foldere på C:\SDC_SSH der er hovedfolderen og som indeholder følgende underfoldere:
Selve programmet oprettes i C:\Programmer\SDU\ sammen med de øvrige programmer på PC'en.
S.W. Rasmussen den 25. september 2007